Codul de etică

Codul de etică

Mesaj din partea Managementului

01.07.2020

Grupul OTP Bank este un participant important pe piata din Ungaria si regiunea CEE. Secretul succesului Grupului OTP Bank se datoreaza membrilor Grupului aflati in tarile din regiunea CEE, celor 70 de ani de experienta si unui numar de 17 milioane clienti, membrii Grupului intelegand cerintele clientilor lor si fiind capabili sa le satisfaca in mod eficient. Dedicarea continua a colegilor nostri, deschiderea catre noile solutii si creativitatea lor garanteaza succesul viitor. 

Pe langa cresterea valorii pentru actionari, a rentabilitatii si eficientei, gestionarea riscurilor si functionarea in mod legal, precum si gestionarea eficienta a afacerilor, controalele etice si interne sunt de maxima importanta in functionarea Bancii. 

Ca institutie etica si care respecta legea, OTP Bank Romania S.A. si intreaga sa conducere se angajeaza sa respecte toate prevederile legale, inclusiv legislatia in materie de anticoruptie si respecta principiul tolerantei zero in ceea ce priveste coruptia si mita - este strict impotriva tuturor formelor de coruptie si sprijina comportamentul anticoruptie. 

Angajatii nostri, bine pregatiti si dedicati, care actioneaza conform standardului nostru ridicat de etica, sunt cheia succesului nostru. De la toti angajatii Grupului OTP Bank se asteapta sa isi indeplineasca activitatea in conformitate cu standardele etice si profesionale. 

Functionarea transparenta, precum si armonizarea intereselor clientilor cu ale Bancii sunt de maxima importanta. Suntem convinsi ca desfasurarea activitatilor si operatiunilor in mod etic contribuie substantial la imbunatatirea performantei si competitivitatii Bnacii precum si a reputatiei sale interne si internationale. 

Fundamentele si liniile directoare ale modului de a functiona etic in afaceri sunt prevazute in Codul de etica. Familiarizarea si conformarea cu prevederile documentului si cu toate modificarile aduse acestuia constituie cerinte cheie pentru toti angajatii si agentii. 

OTP Bank Romania SA, subsidiara a OTP Bank Plc. si membra a Grupului bancar OTP, este un furnizor integrat si auto-finantat de servicii financiare. Cu o abordare definita de responsabilitate, de angajament si profesionalism, OTP Bank Romania este constienta de nevoile clientilor sai si are ca scop dezvoltarea, in conformitate cu directiile strategice si liniile directoare ale OTP Bank Group.

Una dintre cerintele esentiale ale OTP Bank Romania SA fata de angajatii sai este ca acestia sa acorde o importanta majora integritatii morale si profesionale si sa se straduiasca sa atinga standarde morale si profesionale ridicate in timpul desfasurarii activitatilor zilnice.

Calitatea produselor si serviciilor financiar bancare oferite este rezultatul indeplinirii misiunii declarate a OTP BANK Romania SA, de a avea curajul de a cultiva excelenta, profesionalismul, de a avea o conduita etica integra atat la nivelul fiecarui salariat cat si la nivelul organizatiei.

Astfel, OTP Bank Romania SA si conducerea sa au adoptat principiul „toleranta zero’’ fata de coruptie, mita si frauda, adoptand o atitudine ferma impotriva acestora.

Totodata, OTP Bank Romania SA se asigura ca principiile de transparenta si prudentialitate sunt aplicate si respectate pe deplin in decursul activitatilor sale.

In acest sens, consideram ca practicile etice de operare contribuie semnificativ la imbunatatirea continua a performantei, competitivitatii OTP Bank Romania SA si la recunoasterea acesteia. Prin urmare aplicam toate mijloacele disponibile pentru a mentine si ridica standardele noastre etice avand in vedere mentinerea reputatiei Bancii.

In continuarea eforturilor sale de evolutie de la statutul de banca la cel de mentor financiar, efortul fiecarui salariat al Bancii se bazeaza pe asumarea responsabilitatii, a cunoasterii, asumarea si respectarea valorilor etice pentru a asigura progresul si stabilitatea OTP Bank Romania SA.

In consecinta, OTP Bank Romania S.A. isi asuma responsabilitatea de a-si informa periodic partenerii, publicul cu privire la obiectivele strategice, activitatile sale si orientarile referitoare la etica in afaceri, asa cum sunt continute in Codul de Etica.

1. INTRODUCERE

Grupul a adoptat propriul Cod de Etica in anul 2006, care - in conformitate cu modificarile si cerintele externe si interne – este in continua schimbare si dezvoltare. Codul de etica are la baza standarde internationale, bune practici si experiente operationale proprii care iau in considerare cerintele impuse Bancii si fezabilitatea practica. 

Codul de Etica al OTP Bank Romania SA (denumita in continuare "Banca") (denumit in continuare "Codul") contine orientari si cerinte clare si lipsite de ambiguitate atat pentru Banca cat si pentru afiliatii acesteia, in ceea ce priveste operatiunile de afaceri etice, cu scopul de a proteja valorile Bancii.

Codul de Etica are un spectru larg si interzice toate formele de activitati ilegale.

Sistemul statutar de guvernanta corporativa a Bancii serveste simultan increderea si satisfactia clientului, cresterea valorii actiunilor si a responsabilitatii sociale.

Respectarea regulilor de etica si a cerintelor de operatiuni etice din cadrul Bancii este supravegheata de Comitetul de Etica in conformitate cu principiile si normele de conduita prevazute in Codul de Etica.

Comitetul de Etica este responsabil de elaborarea principiilor directoare solide pentru a descrie comportamentul etic prin prezentarea pozitiilor de adoptat in cazuri generale si particulare si modul de interpretare in luarea deciziilor.

Banca ofera posibilitatea sa raporteze incalcari ale Codului de Etica, fie personal, fie prin telefon sau e-mail; in plus, Banca face tot posibilul pentru a proteja angajatii care raporteaza incalcari, impotriva discriminarii si tratamentului inegal: interzice masurile de retorsiune sau consecintele negative impotriva celor care raporteaza cu buna-credinta orice incalcari prezumate sau reale ale valorilor si principiilor Codului de Etica. 

Banca acorda o importanta deosebita pentru a se asigura ca angajatii se familiarizeaza cu si dezvolta gradul de constientizare a normelor de etica, prin desfasurarea programelor de instruire pentru fiecare angajat in parte, efectuand evaluari periodice si monitorizand respectarea acestora.

 
2. DOMENIUL DE APLICARE AL CODULUI DE ETICA

Codul de Etica precizeaza obligatiile membrilor Directoratului si ale membrilor Consiliului de Supraveghere ai Bancii OTP Bank Romania SA (denumiti in continuare, impreuna, "organul de conducere"), ale angajatilor (denumiti in continuare, impreuna "angajati") si ale agentilor sai. In intelesul Codului de Etica, "agentii" includ reprezentantii, expertii, intermediarii, consultantii, mandatarii, subcontractantii si furnizorii, impreuna cu intreprinderile si persoanele fizice aflate intr-o relatie contractuala cu Banca in temeiul dreptului civil, precum si personalul aflat in practica la sediile bancii. Dispozitiile formulate in Codul de Etica trebuie urmate si respectate de catre toate persoanele si entitatile mentionate anterior pe toata durata cat sunt incadrate in munca sau se afla in relatii contractuale, indiferent de natura acestora – atat in timpul cat si in afara orelor de lucru.

Organul de conducere, angajatii si agentii care indeplinesc obligatii contractuale pentru Banca si care, in decursul desfasurarii activitatii lor, intalnesc o gama larga de clienti sau potentiali clienti ai Bancii, presteaza servicii pentru acestia in numele Bancii si apar in fata publicului in decursul indeplinirii activitatilor lor contractuale in mod cert ca si reprezentanti ai Bancii, accepta Codul de Etica prin semnarea declaratiilor de aderare la principiile enuntate in acesta.

Banca are pretenţia de la toţi angajaţii săi ca în timpul desfăşurării activităţii, şi în anumite cazuri chiar şi în afara locului de muncă, să dea dovadă de un comportament care corespunde standardelor etice ale Băncii.

Cu ajutorul sistemului de raportare etică (whistleblower) se realizeaza identificarea formelor de conduită neetică, abuzurilor împotriva eticii, comportamentului contrar celui prevăzut de legislaţie sau de reglementarile interne. Banca identifica si evalueaza cauzele care permit aceste practici, acordând o atenţie deosebită riscurilor potentiale care pot aparea. În vederea asigurarii unei funcţionări etice în afaceri, este necesară efectuarea unei analize globale a informatiilor cuprinse în rapoartele primite prin sistemul de raportare etică (whistleblower), evaluarea temeinică a riscurilor aferente şi pe baza acestora transmiterea observaţiilor către directiile competente.

 
3. VALORI

3.1.Protejarea activelor Bancii

Persoanele mentionate la sectiunea 2 din prezentul Cod sunt responsabile pentru protejarea tuturor activelor corporale, financiare si de alta natura ale Bancii, ale clientilor si agentilor, cu a caror gestiune au fost insarcinate. Informatiile privind activele Bancii, clientii, agentii si alte parti pot fi accesate si utilizate numai in scopurile autorizate si in conformitate cu autorizatiile si conditiile aplicabile.

Administrarea necorespunzatoare sau partajarea neautorizata cu terte parti a activelor detinute sau utilizate de catre Banca sunt considerate incalcari ale obligatiilor fata de Banca si ca atare pot fi asimilate unor fapte infractionale economice impotriva Bancii. In egala masura, neglijenta in legatura cu risipirea sau utilizarea neautorizata a activelor Bancii pot constitui, de asemenea, o incalcare a obligatiilor fata de Banca.

In sensul prezentului document, activele includ numerarul, titlurile de valoare, bunurile fizice (documente, stocuri, echipamente etc.), servicii, planuri de afaceri, informatii referitoare la clienti, angajati si agenti, proprietatea legala, informatii protejate si confidentiale.

3.2. Protejarea imaginii si a reputatiei Bancii

3.2.1. Cerinte privind conduita

Angajatii trebuie – atat in incinta cat si in afara locului de munca – sa se abtina de la exprimari care pot avea un impact negativ asupra reputatiei Bancii. 

Un mediu de lucru adecvat este lipsit de acte de hartuire, intimidare, discriminare, ton nepotrivit si limbaj abuziv, atat in relatia dintre angajati, cat si in relatiile cu superiorii – relatii de subordonare; instructiunile si actiunile (conducerii) care incalca demnitatea umana a angajatilor sunt strict interzise. 

Nu este incurajata aparitia si continuarea unor relatii financiare si de dependenta (de exemplu, imprumuturi ) intre angajați. 

Utilizarea adecvata a tonului, limbajului, conduitei si gesturilor in comunicarea cu clientii si agentii este esentiala; in acest sens, comportamentul exemplar al personalului din conducere este important si asteptat de catre Banca.

Banca se asteapta ca angajatii sai sa se comporte, chiar si in afara locului de munca, in conformitate cu si de o maniera care sa corespunda normelor de etica ale Bancii, in special atunci cand activitatile lor sau ei insisi pot fi asociati in orice fel cu Banca sau atunci cand par sa actioneze sau sa exprime opinii in numele Bancii.

Angajatii pot participa si isi pot exprima opiniile in orice organizatie (politica, religioasa sau culturala) numai in calitate de persoane fizice si trebuie sa se abtina de la a face trimiteri la asocierea lor cu Banca.

Angajatii nu isi vor exercita dreptul la exprimare in niciun mod care poate afecta imaginea si reputatia Bancii sau interesele economice sau organizatorice legale ale acesteia.

3.2.2. Mijloace de comunicare sociala

Angajatii trebuie sa se abtina, in cursul activitatilor lor in cadrul comunicarii sociale, de la orice exprimare care poate avea un impact negativ asupra reputatiei Bancii. Banca se asteapta ca angajatii sai sa se comporte – in timpul comunicarilor lor prin intermediul mijloacelor de comunicare sociala in calitate de persoane fizice – in conformitate cu si de o maniera care sa corespunda normelor de etica ale Bancii, in special atunci cand activitatile lor sau ei insisi pot fi asociati in orice fel cu Banca sau atunci cand par sa actioneze sau sa exprime opinii in numele Bancii.

In consecinta, in cursul desfasurarii activitatilor in social media, angajații trebuie, in mod special: 
- sa fie respectuosi si toleranti fata de ceilalti in ceea ce priveste religia, originea lor nationala si etnica, orientarea sexuala, convingerile politice sau ideologice; 
- sa se abtina de la publicari avand continut propagandist de ura sau rasism; 
- sa respecte drepturile constitutionale si statutare ale celorlalti; 
- sa manifeste o conduita respectuoasa si fata de competitorii Bancii; 
- sa se abtina de la a comunica informatii false, inselatoare in mod deliberat sau contrafacute; 
- sa se abtina de la publicarea de continut ilegal sau a informatiilor care incita la acte ilegale; 
- sa se abtina de la utilizarea de expresii vulgare, obscene, calomnioase sau defaimatoare.

3.2.3. Implicare politica

Banca recunoaste dreptul angajatilor de a-si asuma roluri in politica si in viata publica, dar astfel de activitati pot fi indeplinite numai in afara locului de munca. In cursul activitatilor lor politice in afara locului de munca, angajatii nu trebuie sa abuzeze de pozitiile lor in cadrul Bancii si trebuie sa se abtina de la comportamente care pot avea un impact negativ asupra reputatiei Bancii.

Angajatii trebuie sa informeze in scris superiorul direct si Directia Conformitate a Bancii (adresa de e-mail Monitorizare_CG@otpbank.ro) inainte de asumarea oricarei pozitii in orice organizatie politica sau de stat, prin completarea Declaratiei privind conflictele de interese, Anexa la Politica privind gestionarea conflictelor de interese in cadrul OTP Bank Romania S.A. In cursul desfasurarii activitatii lor la Banca, angajatii nu trebuie sa abuzeze de functiile lor sau de pozitiile pe care le ocupa in organizatia politica sau de stat.

Angajatii pot oferi sprijin numai organizatiilor politice sau persoanelor care respecta interdictia mentionata in capitolul "Asigurarea suportului" si nu vor utiliza resursele Bancii (resursele umane, facilitatile, alte active) in sprijinul evenimentelor politice.

3.3. Competenta si onorabilitate

3.3.1. Anti-coruptie - Coruptie

In intelesul prezentului Cod de Etica, coruptia inseamna obtinerea de avantaje personale fara drept sau in mod ilegal, in schimbul unor sume de bani, bunuri sau alte avantaje. Niciun angajat sau orice alta persoana care actioneaza in numele Bancii nu va oferi, promite sau plati niciodata sau nu va oferi niciun alt articol de valoare sau solicita sau accepta un astfel de obiect cu scopul de a influenta functionarii publici sau alte persoane (sau de a da nastere impresiei unei astfel de influente) sau de a obtine un avantaj neloial in afaceri.

Articolele de valoare includ avantaje financiare sau de alta natura precum – pe langa numerar – cadouri, credit/imprumut, garantie, orice oferta in cursul acordarii unui imprumut, discount, divertisment, servicii, beneficii, oferirea unui loc de munca etc. Acestea nu au o suma sau valoare limita minima care ar trebui depasita pentru ca respectiva plata efectuata in scopurile enumerate mai sus sau respectivul cadou sa fie calificate ilegale sau in conflict cu Codul de Etica. Chiar si suspiciunea sau aparenta de suspiciune trebuie sa fie evitata.

Cadouri

Oferirea de cadouri face adesea parte din cultura si traditiile locale. Oferirea de cadouri in cadrul relatiilor de afaceri si cele cu clientii poate contribui la reputatia societatii si la inchegarea unor relatii bune de afaceri. Cadourile obisnuite, in scopuri de afaceri, pot fi oferite si acceptate, cu toate acestea valoarea pecuniara totala a acestor cadouri oferite sau acceptate in decursul unui trimestru, nu trebuie sa depaseasca echivalentul al 150 EUR. Beneficiile recurente, periodice (zilnice, saptamanale sau lunare) furnizate de acelasi client sau clientela nu se califica drept cadouri de afaceri si, prin urmare nu trebuie sa fie acceptate. Niciun cadou de nicio natura – indiferent de valoare – nu trebuie acceptat in spatiul destinat lucrului cu publicul sau in orice alt loc sau imprejurare, inclusiv in afara bancii. Cadoul nu trebuie sa fie oferit sub forma de numerar sau ca beneficiu suplimentar in loc de sau in directa legatura cu serviciile bancare.

! Nu se vor accepta cadouri sub forma de bani indiferent de suma oferita.

Oricare si toate formele de schimb de cadouri pe cheltuiala Bancii, indiferent daca au loc in cadrul Bancii sau intre angajatii diferitelor sucursale ale Grupului sunt interzise. Cadourile pot fi oferite de catre angajati in calitate de persoane fizice, pe cheltuiala proprie (de ex. cu ocazia zilei de nastere a unuia dintre acestia).

Cadourile nemonetare, de natura protocolului la nivelul organului de conducere care in mod clar nu sunt acordate cu scopul de a influenta relatia de afaceri existenta sau care urmeaza sa fie creata cu Banca sunt exceptate de la aceasta interdictie.

Un angajat nu trebuie sa ofere sau sa accepte cadouri in imprejurari care pot fi interpretate din exterior ca putand sa influenteze o decizie de afaceri sau ca fiind un caz de luare de mita.

Banca acorda o atentie deosebita in legatura cu cadourile si invitatiile legate de organismele oficiale, organizatiile internationale si / sau ale societatii civile.

O invitatie poate lua o varietate de forme, inclusiv evenimente organizate, ospitalitate, concerte sau excursii. Lansarea sau acceptarea unei invitatii poate fi o parte legitima a operatiunilor de afaceri, poate contribui la reputatia Bancii si la stabilirea de relatii bune de afaceri. Lansarea sau acceptarea invitatiilor obisnuite de afaceri este permisa. Acestea pot include invitatii la masa de pranz sau cina, participarea la receptii sau alte tipuri de divertisment precum ospitalitatea sau rambursarea cheltuielilor de deplasare. Aceste costuri trebuie totusi sa fie intotdeauna mentinute in limite rezonabile, unde termenul de "limita rezonabila" depinde de situatia de fapt.

Deciziile de afaceri trebuie intotdeauna luate in conformitate cu interesele Bancii si nu in baza relatiei personale a carei dezvoltare a fost facilitata prin acordarea unui cadou sau a unei invitatii. Obiectivul principal este protejarea si pastrarea reputatiei si integritatii impecabile ale Bancii.

Plati care vizeaza relatiile de afaceri

Aceste plati se refera la beneficiile neoficiale care vizeaza facilitarea si accelerarea unei actiuni sau a unei proceduri la care persoana care efectueaza plata este de altfel indreptatita. Banca respinge aceasta practica  si nu va efectua o astfel de plata atunci cand i se solicita acest lucru.

Asigurarea suportului

Angajatii bancii nu au voie sa ofere – in legatura cu activitatile legate de relatiile lor de munca sau posturile detinute – sprijin financiar sau nemonetar niciunui partid politic, organizatii sau niciunui membru sau reprezentant al acestora. Banca consimte si accepta de asemenea sa fie obligata sa respecte acest principiu.

Donatie

In cadrul responsabilitatii sale sociale, Banca ofera donatii pentru anumite organizatii si grupuri nevoiase. Donatiile pot fi acordate numai in conformitate cu documentele statutare si de reglementare interna aplicabile. Nici Banca, dar si niciunul dintre angajatii acesteia nu poate cere sau accepta direct sau indirect orice sume de bani in schimbul unei donatii.

3.3.2. Conflicte de interese

Angajatii trebuie sa evite, conform dispozitiilor reglementarilor statutare si documentelor normative aplicabile ale Bancii, orice conflicte reale de interese si chiar si impresia existentei acestora cu privire la pozitiile lor, activitatea si propria persoana. Ei trebuie sa se abtina de la orice si toate activitatile care contravin intereselor Bancii si/sau ale clientilor ei si trebuie sa isi ia deciziile intr-o maniera impartiala si echidistanta.

Angajatii trebuie sa raporteze orice conflicte reale sau potentiale de interese in raport cu propria persoana, rudele/ afinii sau cu interesele de afaceri proprii sau cu cele ale rudelor/afinilor lor si cu interesele Bancii sau ale clientilor acesteia. Angajatii vor colabora cu persoana care exercita dreptul de angajator in relatia cu Banca pentru a rezolva rapid si eficient orice conflicte de interese.

In ceea ce priveste pozitiile detinute, munca desfasurata si interesele Bancii, angajatii nu trebuie sa demonstreze nicio atitudine, sa detina nicio pozitie, sa deruleze nicio activitate care ar putea conduce la conflicte de interese si/sau sa afecteze interesele bancii.

In vederea prestarii de servicii, Banca dezvolta si mentine o politica privind conflictele de interese, in scopul de a asigura evitarea, identificarea si gestionarea oricaror conflicte de interese in detrimentul clientilor sai. Aceasta Politica precizeaza circumstantele care conduc sau pot conduce la astfel de conflicte de interese, care ar putea avea consecinte paguboase pentru client si contine masuri si reguli procedurale care se aplica pentru gestionarea conflictelor de interese existente.

3.4.Respect reciproc

3.4.1. Discriminare

Banca urmareste sa creeze un mediu de lucru in care diferentele individuale sunt acceptate si apreciate. Toate formele de discriminare de orice natura, bazata pe atribute reale sau presupuse ale unei persoane specifice - inclusiv, dar fara a se limita la culoare, sex, nationalitate, varsta, rasa, convingere sexuala sau ideologica, identitate sexuala, etnie, limba, religie, handicap, caracteristici genetice, orientare sexuala, optiuni politice sau de alta natura, situatie sau responsabilitate familiala, categorie sociala, dizabilitati, apartenenta ori activitate sindicala etc. - sunt interzise.

3.4.2. Hartuire

Banca interzice si nu tolereaza niciun comportament bazat pe intimidarea angajatilor, mai ales daca prin utilizarea acestuia angajatii sunt obligati sa aiba o conduita care nu este conforma cu documentele normative ale Bancii sau cu reglementarile legale in vigoare.

Orice forma verbala, non-verbala sau fizica de comportament care vizeaza sau duce la prejudiciere a  demnitatii persoanei in cauza sau care creeaza un mediu intimidant, ostil, degradant, agresiv, umilitor si ofensator, este interzisa.

3.5. Angajamentele Bancii

3.5.1 Raportare financiara

Banca pregateste, prezinta si publica rapoartele sale financiare in conformitate cu principiile contabile general acceptate si reglementarile legale in vigoare. Rapoartele trebuie sa contina pozitia financiara a Bancii si rezultatele operatiunilor sale sub toate aspectele relevante, asigurand astfel, de asemenea, furnizarea de informatii corecte investitorilor sai.

3.5.2. Dreptul concurentei

Conducerea Bancii se angajeaza sa si este interesata in asigurarea functionarii unor conditii de piata libere si corecte care sa faciliteze concurenta. Banca se abtine de la orice comportament care ar putea duce la restrangerea concurentei pe piata sau la abuzarea de pozitia sa economica in piata. Un astfel de comportament poate include, printre altele, intrarea in concurenta economica neloiala (intr-un mod care incalca sau pune in pericol interesele legitime ale clientilor, competitorilor si/sau partenerilor); efectuarea sau acceptarea propunerilor vizand acordul asupra preturilor, schimbul de informatii de marketing care afecteaza concurenta sau divizeaza piata si clientii (acord de cartel) si discutarea problemelor relevante din perspectiva restrangerii concurentei (de ex. preturi, politicile de tarifare, costuri, strategii de marketing), in reuniunile organizatiilor profesionale care reprezinta interese comerciale.

Angajatii trebuie sa se comporte in cadrul activitatilor lor de zi cu zi care ii implica pe concurentii si partenerii de afaceri ai Bancii, in deplina cunostinta a responsabilitatilor lor in conditiile impuse de legea concurentei.

3.5.3. Folosirea de informatii privilegiate

Anumiti angajati ai Bancii pot obtine, in desfasurarea activitatilor lor de zi cu zi, informatii privilegiate, pe care nu trebuie sa le utilizeze in niciun fel. Banca sanctioneaza folosirea informatiilor privilegiate.

Folosirea informatiilor privilegiate, divulgarea neautorizata a informatiilor privilegiate si interzicerea manipularii pietei vor fi guvernate de prevederile Codului Penal, legislatiei UE si nationale relevante, precum si de reglementarile interne ale Bancii.

In conformitate cu documentele sale de reglementare interna, Banca ia toate masurile necesare pentru a preveni si interzice utilizarea informatiilor privilegiate.

3.5.4. Confidentialitatea

Una dintre cerintele esentiale pentru relatia contractuala/de afaceri dintre Banca si clientii ei este protectia stricta a secretelor de afaceri si a informatiilor confidentiale referitoare la clienti. Banca, in mod constant, asigura si protejeaza confidentialitatea datelor, informatiilor si documentelor aferente clientilor sai, precum si a relatiei dintre acestia si banca. Angajatii bancii, precum si personalul care interactioneaza cu banca si clientii acesteia si/sau au acces la informatii/documente despre clientii bancii, direct sau indirect, trebuie sa respecte obligatia de confidentialitate, chiar si dupa incetarea detinerii respectivelor pozitii sau a relatiilor lor de munca sau de colaborare.

Angajatii trebuie sa se abtina de la partajarea formala sau informala a oricaror informatii referitoare la activitatile Bancii, atunci cand acest lucru nu este necesar pentru relatiile de afaceri si nici cu privire la sarcinile angajatului si in cazurile care implica persoane care nu sunt angajati sau parteneri de afaceri ai Bancii.

Protejarea si pastrarea secretelor referitoare la activitate, banca si valori mobiliare trebuie sa fie asigurate in conformitate cu dispozitiile relevante din Codul civil, Codul penal, ale legislatiei privind institutiile de credit si financiare, societatile de investitii, furnizorii de servicii de schimb de marfuri si ale normelor care reglementeaza activitatile pe care le pot efectua, precum si legislatia pe piata de capital, alaturi de documentele normative interne ale Bancii.

In conformitate cu prevederile OUG nr. 99/2006 privind institutiile de credit si adecvarea capitalului, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 227/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, angajatii Bancii trebuie sa protejeze si sa nu dezvaluie informatii, date si documente din sfera secretului bancar. Obligatia de confidentialitate subzista si dupa incetarea raporturilor de munca sau de colaborare, pe o durata nelimitata in timp.

3.5.5. Activitati de combatere a spalarii banilor si a finantarii terorismului 

Furnizorii de servicii financiare joaca un rol intermediar sau destinatar in efectuarea operatiunilor de piata monetara rapide si sigure pentru persoane fizice si pentru organizatii, prin urmare exista un risc ridicat ca anumite persoane sa urmareasca sa plaseze comenzi de tranzactionare desfasurate prin Banca in scopuri ilegale sau care implica activele provenite din activitati infractionale. Prevenirea acestor acte si cunoasterea clientilor Bancii sunt extrem de importante nu doar pentru Banca, dar si din perspectiva perceptiei generale a pietei monetare si de capital. In acest sens, orice act cu potential caracter ilegal poate avea consecinte imprevizibile pentru Banca si piata atat in ceea ce priveste pierderea reputatiei cat si potentialele pierderi financiare.

Angajatii Bancii din zonele care au contact direct cu clientii precum si cei din alte zone expuse la riscurile mentionate mai sus trebuie sa ia masuri adecvate pentru a preveni si combate spalarea banilor si finantarea actelor teroriste si pentru a obtine informatii complete despre clientii lor prin aplicarea principiilor de cunoastere a clientelei. In cursul activitatii lor, ei trebuie sa se conformeze pe deplin prevederilor formulate in legislatia aplicabila incluzand, dar fara a se limita, la: Legea pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, Codul penal, recomandarile Bancii Nationale a Romaniei, prevederile FATF (Grupului de Actiune Financiara Internationala) si ale Comitetului de la Basel pentru supraveghere bancara, ale reglementarilor relevante ale Uniunii Europene si documentelor normative interne ale Bancii.

3.5.6. Siguranta si sanatatea la locul de munca

Pentru angajatii sai, Banca creaza un mediul de lucru sanatos si modern, in conformitate cu reglementarile relevante din domeniul muncii si care sa asigure protejarea integritatii corporale si a sanatatii acestora. Banca ofera angajatilor sai instruire cu privire la protectia muncii si protectia impotriva incendiilor.

Consumul si/sau utilizarea de alcool, substante ilegale, droguri si/sau alte substante halucinogene la locurile de munca din Banca si in alte locuri si/sau in alte ocazii legate de munca pentru Banca si/ sau in decursul activitatilor legate de munca este strict interzis, ca si prezentarea sub influenta acestora sau desfasurarea de activitati calificate ca abuz (oferire, inmanare, trafic etc.).

Toti angajatii trebuie sa respecte normele de securitate si sanatate la locul de munca, in conformitate cu normele relevante de siguranta, de munca si de protectie impotriva incendiilor.

Banca respecta in permanenta reglementarile legale interne si internationale referitoare la crearea si mentinerea unui mediu de lucru sigur si sanatos.

 
4. RAPORTAREA PROBLEMELOR DE ETICA, CONSILIEREA

Atunci cand suspecteaza sau afla despre posibile situatii de incalcare a valorilor formulate in Codul de Etica  sau atunci cand au nevoie de consiliere sau numai pentru adresarea de intrebari despre cum sa procedeze intr-o anumita situatie (probleme de etica), angajatii, clientii si furnizorii bancii au disponibile mai multe optiuni pentru raportarea/clarificarea acestora:

- pot depune o sesizare personal, in timpul programului de lucru (cu o programare stabilita), sau printr-o scrisoare adresata Directiei Conformitate a OTP Bank Romania SA (str. Buzesti nr.62-64, cladirea Cascade, sect.1, Bucuresti);
- prin e-mail la adresa: whistleblowing@otpbank.ro.    

Notificarile, cererile si anchetele sunt tratate in permanenta cu confidentialitate de catre Banca, cu respectarea reglementarilor legale aplicabile si a normelor interne, protejand persoana care a raportat.

In cazul unei incalcari a Codului de Etica, procedurile si sanctiunile sunt aplicate in conformitate cu principiile definite in documentele normative interne ale Bancii. Banca instituie, in stabilirea unei incalcari etice, proceduri de lucru (reguli procedurale).

Probleme de etica pot fi raportate anonim. In acest caz, trebuie avut in vedere faptul ca nu va exista posibilitatea de a colecta informatii suplimentare care pot fi necesare pentru cercetarea si rezolvarea problemei, prin urmare Banca recomanda cu amabilitate persoanei care face anuntul sa ofere unele informatii de contact – pastrandu-si in acelasi timp anonimatul – pentru a avea posibilitatea de a solicita detaliile necesare.

Notificarile nefondate sau rau intentionate (defaimare) sunt nedorite si pot avea consecinte juridice.

 
5. PROTECTIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

In cazul in care, in scopul aplicarii prezentei proceduri se realizeaza prelucrare de date cu caracter personal, Banca va actiona in deplin acord cu legislatia privind protectia datelor cu caracter personal (toate legile si reglementarile aplicabile din Romania, reglementari primare cum ar fi, dar fara a se limita la: Regulamentul (UE) 2016/679 privind protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si la libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor - RGPD), Legea nr. 190/2018 privind masurile de punere in aplicare a RGPD, Directiva 2002/58/CE privind prelucrarea datelor personale si protejarea confidentialitatii in sectorul comunicatiilor publice (Directiva asupra confidentialitatii si comunicatiilor electronice) sau legislatia secundara, cum ar fi Orientarile Grupului de Lucru Art. 29 sau alte orientari/decizii emise de Autoritatea Nationala de Supraveghere si Protectie a Datelor cu Caracter Personal - A.N.S.P.D.C.P.) si, in special, avand in vedere urmatoarele principii:

• Transparenta (persoanele vizate sunt informate cu privire la prelucrarea datelor personale);
• Limitare legata de scop (datele personale sunt colectate in scopul aplicarii acestei reglementari si nu sunt prelucrate ulterior intr-un mod incompatibil cu aceste scopuri);
• Minimizarea datelor (datele sunt adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile de prelucrare stabilite prin aceasta reglementare);
• Exactitate (datele prelucrate sunt exacte si, in cazul in care este necesar, sunt actualizate, iar in cazul in care datele personale prelucrate sunt inexacte, avand in vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt sterse sau rectificate fara intarziere);
• Limitarea stocarii (datele sunt pastrate intr-o forma care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioada care nu depaseste perioada necesara indeplinirii scopurilor in care sunt prelucrate datele);
• Integritate si confidentialitate (datele sunt prelucrate intr-un mod care asigura securitatea adecvata a datelor cu caracter personal, inclusiv protectia impotriva prelucrarii neautorizate sau ilegale si impotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorarii accidentale, prin luarea de masuri tehnice sau organizatorice corespunzatoare).

In conformitate cu prevederile RGPD, OTP Bank Romania SA poate furniza informatii referitoare la datele personale prelucrate si orice alte informatii prevazute de actele normative aplicabile, ori de cate ori o institutie abilitata conform legii, le va solicita. Persoanele vizate isi pot exercita drepturile prevazute de legislatia aplicabila din domeniul protectiei datelor prin transmiterea unei cereri scrise catre Responsabilul cu Protectia Datelor din cadrul OTP Bank Romania S.A., la adresa dpo@otpbank.ro.

Banca asigura standardele de securitate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal conform RGPD, prin luarea si aplicarea tuturor masurilor tehnice si operationale adecvate in vederea protejarii datelor cu caracter personal impotriva oricaror distrugeri accidentale sau ilegale, pierderi, modificari, dezvaluiri sau acces neautorizat si impotriva procesarii ilegale.

Informatii legate de prelucrarea si protectia datelor cu caracter personal de catre OTP Bank Romania S.A. (scopuri, destinatarii datelor, drepturile de care beneficiaza persoana vizata conform legii: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la stergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), dreptul la restrictionarea prelucrarii, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opoziţie, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale, inclusiv profilare etc.) se regasesc pe pagina de internet a Bancii web: www.otpbank.ro, sectiunea Confidentialitate.